// www.menedzsment.info / Hasznos témák / Önismeret fejlesztő gyakorlatok / Mikor fontos és mikor sürgős egy feladat?




Mikor fontos és mikor sürgős egy feladat?

Eisenhover matrix - fontos-sürgős feladatok priorizálása céljából - 720x576 pixel - 89538 byte

A fontos-sürgős mátrix, - melyet Eisenhower mátrixnak is gyakran neveznek- a fontosság és a sürgősség alapján határozza meg a feladatok prioritását.

Ahhoz, hogy hatékonyabban dolgozzunk, meg kell értenünk a különbséget a sürgős és fontos feladatok között:

- fontos az a feladat, amelynek végrehajtása elengedhetetlen céljaink eléréséhez, míg

- sürgős az a feladat, amely azonnali figyelmet igényel, és gyakran valaki más céljainak az eléréséhez járul hozzá.


A mátrix 4 eleme a következő a megfelelő instrukciókkal:

  • A "fontos és sürgős" feladatokat azonnal saját magunknak el kell intézni.
  • A "fontos, de nem sürgős" feladatokat tervezni, ütemezni kell, idő és erőforrás tekintetében is. A feladat delegálhatóvá válik a jó tervezés révén.
  • A "sürgős, de nem fontos" feladatokat, ahogy lehet elvégezni, amennyiben lehet, érdemes azokat delegálni.
  • A "nem fontos, nem sürgős" feladatokat leghátrébb soroljuk a priorizálás során. 

A cél, hogy a "fontos, de nem sürgős" kategóriában dolgozzunk minél többet, hiszen ez a termelékeny és nyugodt munka alapja.


A kártya szimbólumai:

A kártyán a fenti modellt közlekedési eszközökkel szemléltetjük, hogy az adott helyzetben, a körülmények és feladat típusa szempontjából milyen közlekedési módot vagy eszközt választunk, hogy megfelelő módon célba érjünk, el tudjuk intézni a feladatainkat, prioritásokat állítsunk fel.

• A mentőautó sürgős és fontos, hiszen életet ment, baleseteket kezel, szirénázik, és a fényével jelzi, hogy gyorsan kell mennie, hiszen olyan küldetést kell teljesítenie, amely fontos és sürgős. Mindig prioritást kap.

• A teve rendkívül hasznos eszköz a sivatagban, hiszen fontos, hogy eljussunk onnan a célunkhoz, nem gyors és nem sürgős, ha már valaki a sivatagban tölti az idejét. Idő és erőforrás tekintetében ütemezni kell vele.

• A gördeszkát használó fiatal fiú szemmel láthatóan nem olyan fontos vagy sürgős dolgot szeretne elintézni, ha ezt az eszközt használja, valószínűleg a tevékenység nem jelent neki nagy prioritást, csak utoljára, a feladatait követően foglalkozik ezzel.

• A szárnyas hajó pedig a leggyorsabb eszköz a vízen, ha sürgős feladattal kell foglalkozni, de valószínűleg nem feltétlenül fontos az a teendő, amit el szeretnénk intézni, mert ellenkező esetben más eszközt választanánk.

Néhány tipp a modell alkalmazására abból a célból, hogy Ön is át tudja gondolni a saját helyzetét:


• Próbálja elhelyezni a jelenlegi feladataidat a mátrix 4 területére!

• Milyen sorrendben fogja elvégezni a jelenlegi feladatait? Használjon ehhez egy listát, ahol jól láthatóak a határidők és a feladat prioritások is egyszerre!

• Mit gondol, a vezetője is ugyanezt a prioritásokat állapítaná meg? Ha a kérdésben nem teljesen biztos, akkor egyeztessen vele annak érdekében, hogy a célok világosak legyenek.


Oldal URL